A Unimed Porto Alegre, cooperativa médica da capital gaúcha líder de mercado em assistência à saúde na sua área de atuação, automatizou e integrou a gestão de processos, projetos e atendimento às normas da ANS com o SoftExpert GRC, sistema para excelência na gestão da governança, riscos e regulamento. Com a solução a cooperativa já trabalha com a gestão de indicadores integrada à execução estratégica dos seus negócios.
A cooperativa enfrentava dificuldades devido à falta de automação e integração da sua gestão. A gestão de indicadores era feita a partir de dois sistemas diferentes, o que acarretava em maior trabalho e gasto de tempo da área de negócio na verificação de informações e elaboração de planos de ação. Havia dificuldade no controle das atividades definidas nos planos de ação, pois os sistemas não geravam alertas e pendências. A gestão de projetos não ocorria de forma automatizada, a exceção da área de Tecnologia da Informação, que fazia o controle de seus projetos em sistema específico. A gestão de processos era feita de forma individualizada dentro das áreas de negócio, sem apoio do sistema para modelagem e publicação dos processos.
De acordo com o superintendente de TI da Unimed, Antônio Pires, com o SoftExpert GRC foi possível integrar todos os processos, indicadores, tratamento de ocorrências, projetos e documentos acessados por cerca de 1,7 mil colaboradores da cooperativa.
“O produto aderiu aos sistemas de gestão e demais padrões atendidos pela Unimed. É um software flexível, que dá autonomia nas parametrizações do sistema e gestão de desempenho, do nível estratégico ao operacional. A implantação realizada pela ITSX, parceira da SoftExpert, foi rápida e atendeu a todos os quesitos de compatibilidade, preservando os dados migrados dos sistemas utilizados anteriormente”, avaliou Pires.
Os diferenciais que determinaram a escolha das soluções da SoftExpert foram: processos mapeados, vinculados aos riscos, indicadores e documentos controlados no GED. A solução da SoftExpert automatizou a regulação de normativas da ANS, permitindo a correção de falhas de controle identificadas nos processos diretamente no módulo de tratamento ocorrências, mantendo o vínculo com a origem do problema.
Denise Escobar, Analista Administrativo da cooperativa, destaca que o sistema possibilitou à Unimed Porto Alegre evoluir bastante em controles, ganhando maior confiabilidade nos
processos. Ela ressalta que após sua implantação tornou-se possível a busca de dados em tempo real, o que era impossível realizar de forma manual. Denise destaca ainda que com o SoftExpert GRC foi possível apresentar indicadores categorizados dentro da área de negócio, além de elaborar planos de ação padronizados, acompanhar a implementação destes planos e avaliar sua eficácia. “Isso gera uma vantagem competitiva para a cooperativa, uma vez que estamos monitorando constantemente nossos processos”, completa Denise.
Já Fernanda Carvalho da Silva, Especialista de Custo, conta que desde a implementação do sistema o acompanhamento dos indicadores da área ficou mais organizado e eficiente, podendo acompanhar as metas com a equipe. “Passamos a ter todos os indicadores desdobrados a partir do mapa estratégico, podendo identificar onde cada indicador contribui para atingirmos os resultados da cooperativa”, observa Fernanda.
Além disso, tornou-se possível acompanhar os indicadores e gerenciar as ações estruturadas para resolver as análises de desvios das metas. No mesmo sistema pode-se realizar a gestão dos documentos da área, como POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) e conferir as atualizações realizadas pelas equipes de trabalho.
“O SoftExpert GRC agregou muitos benefícios à Unimed POA, principalmente para as lideranças, que atualmente conseguem monitorar a performance dos seus times e processos da área, em um único local. Sem dúvidas foi um dos sistemas que mais agregou valor à Unimed Porto Alegre nos últimos tempos”, ressalta Paula Morel, líder de Relacionamento com o Cooperado.
O SoftExpert GRC é composto pelos componentes: SE Action Plan (gestão de planos de ação), SE Audit (gestão de auditorias), SE BI (Business Inteligence), SE Document (gerenciamento de documentos corporativos), SE Forms (gestão de formulários), SE Incident (gestão de incidentes), SE Performance (gerenciamento de desempenho), SE Problem Manager (gestão de problemas), SE Process (modelagem de análise e processode negócios), SE Project (gestão de processos e serviços), SE Risk (gestão de riscos e controles), SE Time Control (controle de atividades), SE Workflow (automação de processos e gestão).
Atuando de maneira integrada, as ferramentas padronizam processos e melhoram a gestão da organização, facilitando a tomada de decisões e a adoção de estratégias mais adequadas às rotinas.
Com os bons resultados alcançados na gestão da governança, Unimed Porto Alegre continuará aprimorando os processos da cooperativa, e para isso pretende implementar o uso do SoftExpert GRC também na gestão e identificação de riscos.