Carlos Eduardo Cervelatti, diretor comercial da Finnet, empresa brasileira especializada em soluções de TI para automatização de processos financeiros e corporativos, revela os 10 passos para que as empresas possam melhorar seus processos e reduzir custos usando a tecnologia em tempos de crise:
1) Conscientizar os colaboradores
O pontapé inicial para redução de custos é a conscientização dos colaboradores sobre a importância e necessidade dessa ação, pois há uma resistência natural às mudanças ou receio do posto de trabalho ser substituído por uma nova tecnologia. Uma ação que quebra esse paradigma é a conscientização dos colaboradores de que a melhoria dos processos visa aumentar os resultados da companhia e, consequentemente, tornar-se uma empresa sólida, sustentável e perene, gerando assim maiores oportunidades de ascensão de suas carreiras profissionais.
2) Conhecer de fato os processos da empresa
Não há o que reduzir sem antes ter a real visibilidade dos processos atuais da empresa. Somente após esse “choque de realidade” pode ser traçado um plano de ação assertivo. É necessário mapear os processos e diagnosticar o envolvimento de trabalho manual, perdas, tempo desperdiçado, multas por quebra de SLA – do inglês Service Level Agreement, que, em português, significa Acordo de Nível de Serviço – e outros fatores que impactam no resultado da empresa.
3) Buscar o parceiro de TI e implantar soluções tecnológicas que aperfeiçoem processos e reduzam custos
Há softwares e ferramentas que melhoram os processos dentro de uma empresa e que, por consequência, reduzem custos. Para gestão financeira, por exemplo, há opções no mercado que garantem inteligência na rotina de trabalho e simplicidade na interação e lidam com os dados/ documentos. Essas soluções integram, oferecem segurança e otimizam os processos, refletindo diretamente nos custos.
4) Garantir a conectividade com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores
A conectividade proporciona agilidade, segurança e menos burocracia com toda a cadeia de relacionamento do cliente. É uma ação que facilita a rotina entre stakeholders, aumentado a produtividade. A conectividade pode se concentrar no trabalho de tráfego de arquivos com possibilidade de customização como, por exemplo, o serviço de conversão de layouts, geração de relatórios e emissões de comprovantes, permitindo que empresas, fornecedores, clientes e colaboradores troquem mensagens ou arquivos padronizados sempre de forma integrada e segura. Além da segurança que o serviço fornece, as empresas ganham em rapidez e redução de custos operacionais na execução de tarefas diárias.
5) Personalização de softwares e soluções de acordo com suas necessidades
É possível encontrar fornecedores que personalizem soluções para o seu tipo de negócio ou para uma determinada necessidade, sendo construídas de acordo com seus objetivos. A facilidade é focada na experiência do usuário.
6) Terceirizar serviços que não fazem parte do core business da empresa
A Terceirização de Processos Empresariais – conhecida como BPO, de Business Process Outsourcing – é cada vez mais comum dentro das organizações. O objetivo é promover uma economia significativa para a empresa, uma alavanca para o crescimento. Com o mercado sempre tão competitivo, é necessário se adaptar constantemente sem nunca perder de vista oportunidades de redução de custos. O BPO oferece soluções personalizadas e direcionadas à terceirização dos processos automatizados, semiautomatizados e manuais, além da possibilidade de terceirizar operações como call center, telemarketing, atendimento, back-office. Todos os processos de negócios que normalmente não fazem parte do core business da empresa, podem ser resolvidos através do Business Process Outsourcing.
7) Otimizar o gerenciamento financeiro da empresa
Com o objetivo de organizar a empresa na gestão dos documentos, no gerenciamento de processos e na gestão financeira, é possível unificar tudo a um ERP (sistema único que integra todos os dados e processos de uma organização). Ao compreender os processos de pagamento, cobrança, arrecadação de contas e conciliação de extratos de diversos bancos, a rotina do departamento torna-se mais facilitada e organizada.
8) Gerir a cadeia de fornecedores
É possível também otimizar o processo para que a rotina de contas a pagar fique mais rápida, fácil e menos onerosa. Dessa maneira, há o gerenciamento do processo de prestação de contas de uma forma simples e prática, possibilitando o controle do ciclo de pagamentos junto ao banco, emissão dos comprovantes de pagamentos e criação de relatórios gerenciais.
9) Melhorar os resultados no contas a receber
Há produtos que facilitam o processo de cobrança das empresas. Através de um sistema específico é possível visualizar e imprimir, por exemplo, todos os boletos disponíveis para pagamento, antes mesmo do recebimento do item físico. Além disso, permite a personalização da cobrança, realizando automaticamente a atualização dos valores, em caso de descontos ou abatimentos e incidência de juros e multa. Dessa maneira é possível visualizar todos os boletos disponíveis e conseguir identificar os que já foram acessados pelos clientes. Além de admitir o envio de boletos por e-mail ou à gráfica para impressão, atendendo a necessidade de cada empresa e fazer o acompanhamento da carteira de cobrança.
10) Otimizar o gerenciamento de documentos fiscais
O gerenciamento de documentos fiscais (NFe, GNRE e MDe) garante a segurança em custódia e gestão de documentos eletrônicos, emitidos ou recebidos, permitindo ainda impressão, consulta, download dos documentos e envio de email para os envolvidos nos processos de transportes da empresa.